Personal Assistant
Ben jij een resultaatgericht persoon die makkelijk en goed kan communiceren, steengoed het overzicht kan bewaren, prioriteiten kan stellen en weet te multitasken als een malle zonder drempelvrees? Streef je er ook naar om de meeste vragen al te beantwoorden voor ze überhaupt gesteld worden?
Dan is de functie als personal assistant bij NOVÉMBER. écht iets voor jou!
De Founder van de organisatie zoekt een rechterhand, ben jij dit?
Geplaatst op: 1 maart 2024
Wat ga je doen?
Je wordt een vertrouwde rechterhand in een veeleisende en dynamische omgeving. In deze rol draait het niet alleen om het uitvoeren van taken, maar ook om het bieden van hoogwaardige ondersteuning en het creëren van een gestroomlijnde workflow voor de directrice. Als PA fungeer je als een brug tussen de directie, de rest van de organisatie en al haar klanten en kandidaten, waarbij je als communicatiehub dient voor interne en externe relaties. Je staat klaar om belangrijke telefoontjes aan te nemen, e-mails te beheren en de agenda van de directrice te coördineren. Een gevoel van orde en efficiëntie handhaven te midden van de dagelijkse hectiek. Een essentieel aspect voor jou als PA is het vermogen om snel te schakelen en flexibel te zijn in een snel veranderende omgeving. Je kan multitasken als geen ander! Je bent ook in staat om meerdere taken tegelijkertijd aan te pakken terwijl je de hoogste standaarden van nauwkeurigheid en professionaliteit weet te handhaven.
Je bent enorm bedreven in organisatorische taken, maar ook in het anticiperen op de behoeften van de directrice. Je gaat proactief problemen oplossen, kansen identificeren en het vinden van creatieve oplossingen om de productiviteit en effectiviteit te verbeteren. Je gaat je -op termijn- als een vertrouweling en adviseur voor directrice opstellen en bouwt zo een sterke werkrelatie op gebaseerd op vertrouwen, respect en samenwerking. Je bent in staat om discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie en te fungeren als een betrouwbare bron van ondersteuning en advies in alle aspecten van het werk. Kortom, je bent als personal assistant niet alleen een administratieve kracht, maar een essentiële partner in het succes van de directrice, waarbij je zorgt voor een soepele en georganiseerde werkomgeving. Je gaat echt een steentje bijdragen aan de algehele efficiëntie en effectiviteit van het bedrijf.
Wat worden je taken?
- Ondersteunen van de backoffice met administratieve zaken.
- Ondersteunen van de marketingafdeling met social media, content, podcast opnames, voorbereidingen, gastontvangst en administratie wat erbij komt kijken (nieuwe seizoen vanaf 1 oktober 2024).
- Onderhouden van contact met de styliste en podcast kleding ophalen/brengen (vanaf 1 oktober 2024).
- Onderhouden van contact met podcast gasten en/of management van de gasten;
- Controlefunctie voor documenten zoals contracten en correspondentie.
- Opstellen van e-mail, uitgaande brieven en aanverwante correspondentie.
- Agendabeheer: beheren van de agenda van de directrice, inclusief het plannen van afspraken, vergaderingen, projectbezoeken, evenementen en zorgen dat alles soepel verloopt.
- Communicatie: fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe communicatie voor de directrice, inclusief het beantwoorden van telefoontjes, e-mails en andere correspondentie.
- Reisplanning: organiseren van reizen, waaronder vluchten, accommodaties, transport en het verstrekken van gedetailleerde reisroutes en informatie aan de directrice.
- Documentatie en archivering: beheren van documenten (Carerix up to date houden), presentaties, andere relevante materialen en ervoor zorgen dat alle belangrijke documenten nauwkeurig worden bijgehouden en georganiseerd.
- Projectondersteuning: ondersteunen bij (diverse) projecten en initiatieven door het coördineren van taken, het plannen van vergaderingen, intake- en sollicitatiegesprekken en het volgen van de voortgang van projecten.
- Volgen van de vacaturestroom van directrice en onderhouden van diverse (job) portals.
- Bijhouden van alle deadlines (portals) en proactief anticiperen hierop.
- Onderhouden van contact met geplaatste members en diverse gemeenten.
- Organisatie van evenementen: assisteren bij het plannen en organiseren van bedrijfsevenementen en teambuildingactiviteiten.
- Administratieve taken: uitvoeren van diverse administratieve taken zoals het opstellen van documenten, het verwerken en bijhouden van (onkosten) declaraties en doorgeven aan manager finance, opmaken van CV’s in NOVÉMBER. huisstijl.
- Bijhouden van de kantoorbenodigdheden.
- Vertrouwelijkheid: handhaven van een hoge mate van vertrouwelijkheid met betrekking tot gevoelige informatie en documenten.
- Probleemoplossing: optreden als probleemoplosser en het anticiperen op behoeften en uitdagingen om proactief oplossingen te bieden.
- Cultuurdrager: bijdragen aan een positieve bedrijfscultuur door het ondersteunen van teamwork, communicatie en samenwerking binnen het team.
- Bijwonen en assisteren bij projectbezoeken of diverse afspraken van founder.
- Huishoudelijke zaken zoals stomerij (brengen/halen), zakelijke boodschappen/inkopen voor directrice oppakken.
- Opvolgen en navolgen van alle lopende zaken en founder hier scherp op weten te houden.
- Je zult pendelen tussen vestiging Den Haag en vestiging Amsterdam.
Je komt te werken op de managementlaag binnen een netwerkorganisatie voor ondernemers mét ondernemers namelijk business partners. Wij houden van plezier en kiezen altijd voor een persoonlijke benadering. Wij geloven dat wat je aandacht geeft groeit. Je kunt bij ons niet alleen bloeien maar vooral ook groeien.
Wat bieden wij?
- De juiste vibe en energie;
- Een goed salaris in overleg;
- Mogelijkheid om thuis te werken;
- Vrijheid in je werkindeling;
- Toffe en gezellige collega’s;
- Een inspirerende werkplek;
- Mooie doorgroeimogelijkheden;
- Jaarcontract => vast dienstverband;
- Laptop + mobiele telefoon;
- Pensioenopbouw;
- Opleidingsmogelijkheden;
- Leaseauto bij bewezen geschiktheid vanaf 6 maanden.
Wie ben jij?
Je kunt je nieuwe omgeving en situaties snel eigen maken. Je hebt focus, lef en daadkracht. Hiermee weet je de beoogde doelstellingen te realiseren in een snelgroeiende organisatie als verlengde arm van de directrice.
- Je bent fulltime (36 uur p/w) beschikbaar;
- Je hebt rijbewijs B;
- Je bent fit, gezellig, modern en hebt géén 9-5 mentaliteit;
- Je stelt je altijd proactief op en toont altijd initiatief;
- Je beschikt over Mbo+ / Hbo werk- denkniveau;
- Je beschikt minimaal over 3-5 jaar relevante werkervaring secretarieel, managementondersteuning of directiesecretaresse (binnen een uitzendorganisatie is een pré);
- Je hebt cijfermatig inzicht en je kunt foutloos contracten opstellen;
- Opleiding bijvoorbeeld op het gebied van HR, bedrijfskunde, bedrijfsadministratie of directiesecretaresse.
Wie zijn wij?
NOVÉMBER. doet dingen net even anders. We zijn goudeerlijk en bijzonder transparant. Bijten ons vast en laten niet meer los. Wij gaan voor professioneel advies inclusief persoonlijke aandacht. Wij zijn een snelgroeiende recruitmentclub die landelijk werkt vanuit 3 vestigingen Amsterdam, Den Haag en Groningen. Onze focus ligt op detacheren en werving & selectie. Met een flinke dosis enthousiasme en daadkracht brengen we de juiste mensen samen én samen brengen we mensen verder.
Vragen? Stel ze aan Jessica
Wat ga je doen?
Je wordt een vertrouwde rechterhand in een veeleisende en dynamische omgeving. In deze rol draait het niet alleen om het uitvoeren van taken, maar ook om het bieden van hoogwaardige ondersteuning en het creëren van een gestroomlijnde workflow voor de directrice. Als PA fungeer je als een brug tussen de directie, de rest van de organisatie en al haar klanten en kandidaten, waarbij je als communicatiehub dient voor interne en externe relaties. Je staat klaar om belangrijke telefoontjes aan te nemen, e-mails te beheren en de agenda van de directrice te coördineren. Een gevoel van orde en efficiëntie handhaven te midden van de dagelijkse hectiek. Een essentieel aspect voor jou als PA is het vermogen om snel te schakelen en flexibel te zijn in een snel veranderende omgeving. Je kan multitasken als geen ander! Je bent ook in staat om meerdere taken tegelijkertijd aan te pakken terwijl je de hoogste standaarden van nauwkeurigheid en professionaliteit weet te handhaven.
Je bent enorm bedreven in organisatorische taken, maar ook in het anticiperen op de behoeften van de directrice. Je gaat proactief problemen oplossen, kansen identificeren en het vinden van creatieve oplossingen om de productiviteit en effectiviteit te verbeteren. Je gaat je -op termijn- als een vertrouweling en adviseur voor directrice opstellen en bouwt zo een sterke werkrelatie op gebaseerd op vertrouwen, respect en samenwerking. Je bent in staat om discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie en te fungeren als een betrouwbare bron van ondersteuning en advies in alle aspecten van het werk. Kortom, je bent als personal assistant niet alleen een administratieve kracht, maar een essentiële partner in het succes van de directrice, waarbij je zorgt voor een soepele en georganiseerde werkomgeving. Je gaat echt een steentje bijdragen aan de algehele efficiëntie en effectiviteit van het bedrijf.
Wat worden je taken?
- Ondersteunen van de backoffice met administratieve zaken.
- Ondersteunen van de marketingafdeling met social media, content, podcast opnames, voorbereidingen, gastontvangst en administratie wat erbij komt kijken (nieuwe seizoen vanaf 1 oktober 2024).
- Onderhouden van contact met de styliste en podcast kleding ophalen/brengen (vanaf 1 oktober 2024).
- Onderhouden van contact met podcast gasten en/of management van de gasten;
- Controlefunctie voor documenten zoals contracten en correspondentie.
- Opstellen van e-mail, uitgaande brieven en aanverwante correspondentie.
- Agendabeheer: beheren van de agenda van de directrice, inclusief het plannen van afspraken, vergaderingen, projectbezoeken, evenementen en zorgen dat alles soepel verloopt.
- Communicatie: fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe communicatie voor de directrice, inclusief het beantwoorden van telefoontjes, e-mails en andere correspondentie.
- Reisplanning: organiseren van reizen, waaronder vluchten, accommodaties, transport en het verstrekken van gedetailleerde reisroutes en informatie aan de directrice.
- Documentatie en archivering: beheren van documenten (Carerix up to date houden), presentaties, andere relevante materialen en ervoor zorgen dat alle belangrijke documenten nauwkeurig worden bijgehouden en georganiseerd.
- Projectondersteuning: ondersteunen bij (diverse) projecten en initiatieven door het coördineren van taken, het plannen van vergaderingen, intake- en sollicitatiegesprekken en het volgen van de voortgang van projecten.
- Volgen van de vacaturestroom van directrice en onderhouden van diverse (job) portals.
- Bijhouden van alle deadlines (portals) en proactief anticiperen hierop.
- Onderhouden van contact met geplaatste members en diverse gemeenten.
- Organisatie van evenementen: assisteren bij het plannen en organiseren van bedrijfsevenementen en teambuildingactiviteiten.
- Administratieve taken: uitvoeren van diverse administratieve taken zoals het opstellen van documenten, het verwerken en bijhouden van (onkosten) declaraties en doorgeven aan manager finance, opmaken van CV’s in NOVÉMBER. huisstijl.
- Bijhouden van de kantoorbenodigdheden.
- Vertrouwelijkheid: handhaven van een hoge mate van vertrouwelijkheid met betrekking tot gevoelige informatie en documenten.
- Probleemoplossing: optreden als probleemoplosser en het anticiperen op behoeften en uitdagingen om proactief oplossingen te bieden.
- Cultuurdrager: bijdragen aan een positieve bedrijfscultuur door het ondersteunen van teamwork, communicatie en samenwerking binnen het team.
- Bijwonen en assisteren bij projectbezoeken of diverse afspraken van founder.
- Huishoudelijke zaken zoals stomerij (brengen/halen), zakelijke boodschappen/inkopen voor directrice oppakken.
- Opvolgen en navolgen van alle lopende zaken en founder hier scherp op weten te houden.
- Je zult pendelen tussen vestiging Den Haag en vestiging Amsterdam.
Je komt te werken op de managementlaag binnen een netwerkorganisatie voor ondernemers mét ondernemers namelijk business partners. Wij houden van plezier en kiezen altijd voor een persoonlijke benadering. Wij geloven dat wat je aandacht geeft groeit. Je kunt bij ons niet alleen bloeien maar vooral ook groeien.
Wat bieden wij?
- De juiste vibe en energie;
- Een goed salaris in overleg;
- Mogelijkheid om thuis te werken;
- Vrijheid in je werkindeling;
- Toffe en gezellige collega’s;
- Een inspirerende werkplek;
- Mooie doorgroeimogelijkheden;
- Jaarcontract => vast dienstverband;
- Laptop + mobiele telefoon;
- Pensioenopbouw;
- Opleidingsmogelijkheden;
- Leaseauto bij bewezen geschiktheid vanaf 6 maanden.
Wie ben jij?
Je kunt je nieuwe omgeving en situaties snel eigen maken. Je hebt focus, lef en daadkracht. Hiermee weet je de beoogde doelstellingen te realiseren in een snelgroeiende organisatie als verlengde arm van de directrice.
- Je bent fulltime (36 uur p/w) beschikbaar;
- Je hebt rijbewijs B;
- Je bent fit, gezellig, modern en hebt géén 9-5 mentaliteit;
- Je stelt je altijd proactief op en toont altijd initiatief;
- Je beschikt over Mbo+ / Hbo werk- denkniveau;
- Je beschikt minimaal over 3-5 jaar relevante werkervaring secretarieel, managementondersteuning of directiesecretaresse (binnen een uitzendorganisatie is een pré);
- Je hebt cijfermatig inzicht en je kunt foutloos contracten opstellen;
- Opleiding bijvoorbeeld op het gebied van HR, bedrijfskunde, bedrijfsadministratie of directiesecretaresse.
Wie zijn wij?
NOVÉMBER. doet dingen net even anders. We zijn goudeerlijk en bijzonder transparant. Bijten ons vast en laten niet meer los. Wij gaan voor professioneel advies inclusief persoonlijke aandacht. Wij zijn een snelgroeiende recruitmentclub die landelijk werkt vanuit 3 vestigingen Amsterdam, Den Haag en Groningen. Onze focus ligt op detacheren en werving & selectie. Met een flinke dosis enthousiasme en daadkracht brengen we de juiste mensen samen én samen brengen we mensen verder.
Vragen? Stel ze aan Jessica
Ga de uitdaging aan
Stap 1. Kennismaken
Wie ben je? Wat zijn je wensen? En waar ben je goed in? We willen alles van je weten. Om zo een goed beeld van jouw totaalplaatje te krijgen. Dat doen we tijdens een intake. Digitaal. Of bij ons op kantoor.
Stap 2. Inventariseren
We bekijken je cv en de mogelijkheden in de markt. Vinden we een match? Soms vragen we je een motivatiebrief te schrijven. Of een referentie van een vorige werkgever aan te leveren.
Stap 3. Introduceren
Het moment van de waarheid. We introduceren jouw profiel bij de opdrachtgever. Klopt vraag en aanbod? Hier ligt de kracht van NOVÉMBER. De perfecte match maken.
Stap 4. Plaatsing
Goed nieuws! Je mag van start bij de opdrachtgever. NOVÉMBER. maakt de administratie in orde. Zodat jij je kunt focussen op je nieuwe opdracht. Ben je er klaar voor?
